Presentasjonsteknikk som får frem budskapet i webinarer

Presentasjonsteknikk for webinarer stiller like store krav til deg som foredragsholder som om du står på scenen for et publikum med hundre- eller tusenvis av deltakere. Selv om du på et webinar snakker til kameraet, er presentasjonsteknikkene mye av de samme.

Et webinar kan sendes live eller i opptak. Sender du webinaret som et opptak kan du redigere i etterkant og du har langt flere verktøy du kan bruke.

I denne artikkelen deler jeg med deg mine erfaringer som foredragsholder og går gjennom hva som fungerer på scenen. Jeg forklarer forskjeller mellom å snakke på scenen og til et kamera og hva du må være oppmerksom på for å lykkes med et webinar.

Mitt fokus i denne artikkelen er presentasjonsteknikker for et webinar med et stort publikum.

Et webinar kan også være for færre deltakere, men da snakker vi gjerne om et videomøte som har andre regler og verktøy du kan bruke. Les mer i artikkelen Videomøter: hold bedriften samlet fra hjemmekontoret

Les også gjerne min artikkel om hvordan du kommer i gang med å arrangere webinar.

Programvaren du velger for din webinarløsning er viktig for hvilke muligheter du har til å holde ditt innlegg. Har du enda ikke valgt webinarløsning eller er du ikke fornøyd med den programvaren du bruker i dag, anbefaler jeg deg å lese artikkelen Webinarløsninger – topplisten for programvare

Tenk at du står på scenen for tusen mennesker

Ditt mål for et vellykket webinar krever like mye av din presentasjonsteknikk og har mye til felles med de mål du vil sette deg for å gjennomføre en vellykket presentasjon på scenen. 

Det er likevel noen helt åpenbare forskjeller du må ta hensyn til når du tenker på presentasjonsteknikk:

• Det er ingen stor skjerm bak deg som viser din presentasjon mens du holder ditt innlegg
• Du har ingen, eller begrenset kontakt med publikum
• Du snakker til et videokamera
• Du må ha riktig programvare for å få til optimal presentasjonteknikk
• Din presentasjonsteknikk bør kombinere tekst, lyd, video, bilder og illustrasjoner 
• Presentasjonen bør ha en annen grafisk utforming når den vises på en dataskjerm 
• Du må kombinere din stemme, ditt ansikt og presentasjonen din på en annen måte enn når du holder presentasjonen på scenen
• Ditt publikum kan ha tekniske utfordringer med sitt utstyr
• Du vet ikke hva slags skjerm den som lytter har, eller om lyd og internettforbindelse er god nok

Presentasjonsteknikk for et webinar er derfor annerledes enn de teknikkene du ville brukt for et foredrag på en scene foran et publikum.

Det gir deg noen begrensninger, men også andre muligheter. Du kan f.eks velge å sende ditt webinar som opptak.

Da har du en helt annen kontroll fordi du kan redigere og finpusse presentasjonen din i etterkant. 

En fordel med dette er at du også kan sende opptaket mange ganger – også på forespørsel i kampanjer. 

Hva er god kommunikasjon på et webinar?

Før vi går løs på utformingen av din presentasjon og hvordan du bør opptre under webinaret skal jeg diskutere kommunikasjon i et webinar vs foran et publikum.

Kommunikasjon for ledere i digitale medier er utfordrende fordi det helt sentrale i godt lederskap er borte: Du har begrenset mulighet for toveiskommunikasjon.

I møter og fra scenen har du nemlig øyekontakt med ditt publikum og du kan lettere kjenne på stemningen og stille spørsmål og få svar fra salen eller deltakere i møtet. På et webinar er det som regel mulig å invitere til spørsmål ved å bruke chat. Du vil imidlertid ikke se den du har dialog med, så kommunikasjonen er primært enveis.

På scenen og i møter er det variasjon i stemmebruk og kroppsspråket vårt som er den største faktoren for å lykkes i god kommunikasjon. I et webinar har du begrensede muligheter til å bruke kroppspråk. Du kan heller ikke bruke scenen som kulisse i en fortelling på samme måte som du kan i et vanlig foredrag.

I denne artikkelen går jeg gjennom hvordan du markedsfører ditt webinar.

Kunstpause fungerer ikke i webinarer

En effektiv presentasjon i et webinar handler mye om hvordan du bruker presentasjonsverktøy og flyten i dette sammen med din stemme. Det handler om hvordan du bygger opp dine slides og strukturerer innlegget ditt.

I et webinar er det ikke særlig vellykket å ta en lang kunstpause for å få reetablert kontakt med ditt publikum. Det kan fungere godt i et foredrag fra scenen, hvor du stiller et spørsmål. I et webinar kan de som lytter tro at det er noe feil med lyden!

Likevel er det flere fellestrekk som også gjelder webinarer:

Kjenn ditt publikum

Desto mer du vet om de som følger ditt webinar, desto bedre kan du tilpasse budskapet ditt til ditt publikum.

Om du har anledning, sørg derfor for å se gjennom påmeldingslister på forhånd. Er det spesielle bransjer, stillingstitler eller annet som er registrert som kan hjelpe deg med å forstå publikummet ditt? 

Presenter deg i sammenheng

Fortell hvem du er i relasjon til ditt publikum. Snakker du til ansatte eller kunder som kjenner deg, fortell likevel hvorfor akkurat du holder dette webinaret. Snakker du til et nytt publikum som ikke kjenner deg, fortell om deg selv slik at ditt publikum forstår hva dere har til felles og relaterer seg til deg og det du jobber med.

De som ser på ditt webinar vil gjerne også se deg og eventuelt andre du vil ha med underveis i webinaret.

Litt avhengig av hva slags løsning du velger, kan ansiktet ditt være av / på, enten som en del av presentasjonen, eller i mellom slides du viser frem. 

Legger du opp til en presentasjon hvor du ikke skal være synlig, anbefaler jeg at du viser et bilde av deg / dere i den første slide. Der skriver du også tema og mål for webinaret. 

Les mer om hvilke muligheter du har med ulike løsninger i artikkelen “Videomøter og samhandling: 11 funksjoner som avgjør valg av løsning”

Ha en god “overskrift” som skaper interesse

Når du har koblet deg til ditt publikum og gjort det klart hvem du er og hvorfor du leder webinaret må du komme med en hovedoverskrift eller påstand som vekker interesse.

En mye brukt teknikk er å stille et stort spørsmål som alle er interessert i å få besvart, men som du så sier at hverken du eller andre i dag kan besvare. Det får folk til å våkne og publikum venter spent på hva som kommer. 

Så kommer du med overskriften for hva du skal snakke om, formulert på en måte som berører og har betydning for ditt publikum. Et spørsmål du vil besvare i løpet av webinaret.

Klarer du ikke å formulere et slikt spørsmål eller en påstand som vekker interesse, har du enten feil publikum eller ingen god grunn til å holde webinar!

Gi konkrete mål for webinaret 

Når kontakten er etablert og interessen vekker bør du følge opp med 3 konkrete mål for webinaret. Dette kan formulere som “Etter at vi er gjennom dette webinaret er mitt mål at du skal ..”

Fortell hvordan webinaret er lagt opp

De som har satt av tid til å følge ditt webinar vil gjerne ha klar beskjed om hva de kan forvente. 

Har du for eksempel 3 hovedtemaer du skal snakke om, med spørsmål underveis eller til sist, så fortell dette tydelig i forkant. Dette kan sies f.eks slik:

 “I min første del på 15 minutter skal jeg fortelle om, for deretter å snakke om .. i 15 minutter. Til sist vil jeg..for så å oppsummere med hva du konkret kan gjøre videre. Jeg tar spørsmål underveis og vil besvare disse før oppsummeringen.”

Tar du imot spørsmål under webinaret?

Om du legger opp til å stille spørsmål på et bestemt sted i din presentasjon må du ha en løsning som støtter dette. Presentasjonsteknisk er det viktig at du da stopper opp med en slide som helt tydelig forteller at nå er det tid for spørsmål. 

Om du legger opp til at folk kan stille spørsmål underveis må det også kommuniseres tydelig i forkant, helt fra starten. 

Bruk spørsmål til å ta små pauser

Legger du opp til spørsmål underveis kan du også ta pauser mellom hovedseksjonene og bruke pausene til å besvare spørsmål. Når du kommer dit i presentasjonen at du vil svare på innkomne spørsmål, viser du en slide som forteller at nå svarer du på spørsmålene. 

Husk at du gjerne kan ha klare spørsmål du har laget selv på forhånd. Bruk gode spørsmål du har laget selv, still de og besvar de om du ikke får noen fra publikum. Da får du lagt inn pausene som planlagt, likevel.  

Hva kjennetegner en god presentasjon?

Husk at uansett hvor god presentasjon du holder, så er det begrenset hvor mye folk husker fra ditt budskap. 

De beste foredragsholderne presenterer sitt budskap personlig med en rød tråd og gjennom en fortelling. En historie med gode bilder som de som lytter kan relatere seg til. Desto mer du deler av dine egne selverfarte opplevelser, desto lettere er det å få folk til å lytte – og bry seg. 

Når du skal overføre kunnskap er det lettere å få engasjement og interesse om du forteller hva det har betydd for deg i konkrete situasjoner. Fortell hva du har lært eller hva du har gjort med ervervet kunnskap og hva det har betydd for deg!

Les også: Nils Apeland i Talerlisten om hva du bør legge vekt på som foredragsholder i artikkelen 7 råd om å holde bedre presentasjoner

Husk oppsummering og handlingsoppfordring

Tenk nøye gjennom hvordan du best oppnår dine mål for webinaret. Følger du mine råd for overføring av konkret læring, så har du tydelige mål og klar struktur for webinaret. 

Husk å oppsummere hva deltakerne har vært gjennom og gjenta dine mål for webinaret.

Om du vil sende deltakerne en kopi av dine slides bør du huske å si i fra om dette tidlig i webinaret. Nest siste slide bør være en oppsummering.

Siste slide er din kontaktinformasjon og en handlingsoppfordring: Hva vil du de som har lyttet til skal gjøre, som du ikke fikk gjort underveis i webinaret?

Et eksempel på dette er om du oppfordrer publikum underveis i webinaret til å registrere seg for noe eller laste ned noe, så gjentar du det i siste slide. 

Har du presentasjonsangst eller sceneskrekk?

Jeg synes faktisk at det er vanskeligere å snakke inn i et videokamera enn det er å stå på scenen. Det er imidlertid med webinarer som med foredrag for store publikum – øvelse gjør mester. Det handler i dette som det meste i livet: Desto mer du trener, desto bedre blir du.

Et lite “triks” jeg kan dele med deg, er at om du snakker til kamera i direktesending – ha en kollega eller hjelper som står bak kameraet – og snakk til han/henne. Gjør du dette på egenhånd og i disse karantenetider ikke har en person i ditt studio; se forbi kameraet og forestill deg at du snakker til en person et stykke bak kameraet. 

Riktig bruk av presentasjonsverktøy 

Bruker du presentasjonsverktøy som Powerpoint eller Keynote? Da  må du huske at det visuelle i presentasjonen primært skal støtte opp under det som blir sagt – innholdet i din presentasjon. Uten godt innhold hjelper det ikke hvor godt du presenterer. 

Det samme gjelder i prinsippet også for webinarer. Der får nødvendigvis det visuelle større plass, fordi kroppsspråket ditt og din kontakt med ditt publikum er begrenset. Bruk mye bilder og illustrasjoner og gjerne korte videosnutter. Unngå oppramsing av tekst! 

Kan du begrense teksten din til 2 linjer?

Jeg har studert Steve Jobs i Apple og sett mange av hans presentasjoner. Brukte han tekst var det gjerne kun to linjer. En overskrift på en linje med noe større font enn linje nummer to, som gjerne var fakta for å underbygge en påstand foran. Ikke noe mer! Resten var fantastiske illustrasjoner, bilder eller korte videoer som bygget opp under det som ble sagt.

Det verste jeg ser fra scenen er foredragsholdere som snur ryggen til publikum og peker på en side full av tekst. Da tenker jeg hvorfor sendte han/hun ikke bare dette som et dokument så jeg kunne lest det i ro og mak? 

3-7 sekunder på å fordøye en ny slide

Legger du frem en slide, enten det er et bilde med eller uten tekst må du gi publikum 3-7 sekunder før du begynner å snakke. Publikum trenger tid på å ta inn se bildet eller forstå illustrasjonen og rekke å lese det som står der, før du går videre med din verbale presentasjon. 

Årsaken er enkel: Folk leser det som blir vist og hører ikke på det du sier, mens de leser.

Da sier det seg selv at det er håpløst å legge frem en slide med oppramsing av mye tekst.

Må du ha med mye tekst i en slide?

Må du legge frem en illustrasjon med mye tekst fordi det er fakta som er viktig for din presentasjon? Da bør du forberede publikummet ditt med å si for eksempel at “i neste slide skal jeg vise en figur som illustrerer mitt poeng”, og så sørge for at de får nok tid, før du går videre.  

Bruk langt flere slides i et webinar

I et møte eller på scenen kan publikum se deg. Når du ikke har en slide fremme, vil oppmerksomheten være fokusert på deg. 

I et webinar vil oppmerksomheten til publikum bli borte når det ikke er noe på skjermen. Du kan med fordel bruke nesten dobbelt så mange slides enn hva du ville brukt i en ansikt til ansikt-presentasjon. 

I et foredrag kan jeg regne (og da er det meste illustrasjoner) inntil 1 ½ – 2 slides per minutt. 60 minutter = 90 slides. I et webinar på 60 minutter kan du gjerne ha 120 eller enda flere slides!

Husk at de må variere. Bruk gjerne animasjoner, overganger og også korte videosnutter for å holde på oppmerksomheten!

Sørg for at alt teknisk er på plass før du starter

Sender du “live” webinar må du sørge for at du ikke blir forstyrret og at alt teknisk utstyr fungerer. Test utstyret. Kjør øvelse på forhånd. Bruk hodetelefon med en god mikrofon. Følg med på tiden!

Ha en kollega i nærheten som publikum

Både når du øver og underveis i direktesendingen er det lurt å ha en kollega som følger sendingen og kan gi deg tilbakemeldinger. Da vet du hvordan ditt publikum opplever det du gjør og kan korrigere eventuelle feil undervis. En ting er å kjøre webinaret – med en partner som kontrollør har du full oversikt og vet hvordan publikummet ditt opplever sendingen. 

Ha en reserveplan

For direktesendinger kan det være lurt å også ha en kollega som følger din presentasjon og som er på samme sted som deg med en kopi. Ha en reserve som kan steppe inn og overta om du plutselig blir utsatt for problemer med din datamaskin, programvare, internettforbindelse eller i verste fall strømbrudd! 

Husk å tekste opptaket! 

En tidkrevende, men svært viktig øvelse for webinarer som du skal ta som opptak og kanskje vise flere ganger er teksting. Har du anledning, bør du prioritere å tekste alt som blir sagt under webinaret. 

Noe som også ofte blir glemt, er nemlig at svært mange ser på webinarer fra nettbrett og mobiler hvor lyden ofte er skrudd av, eller lyden er dårlig. Da er teksting helt avgjørende for at budskapet ditt skal nå frem.

Da sikrer du at de som lytter får med seg alt som blir sagt.

Lykke til med ditt webinar!