I disse hjemmekontor-tider har mange vært nødt til å omstille arbeidshverdagen. Har bedriften du jobber for en god plattform for samhandling og videomøter? Jeg går gjennom de viktigste funksjonene du bør se etter dersom du ikke har en løsning.
Siden utbruddet av COVID-19 har mange bedrifter flyttet alle ansatte til hjemmekontor. Mye arbeid kan gjøres hjemmefra uten problemer, spesielt hvis du har gode rutiner for å jobbe hjemmefra.
Har du hjemmekontor vet du at gode løsninger for videomøter og samhandling er avgjørende for effektiviteten på hjemmekontoret. De mest brukte løsningene i Norge er Google Hangouts og Microsoft Teams. Det finnes selvsagt en rekke andre løsninger.
Både Google og Microsoft har i forbindelse med Covid-19 pandemien forbedret betingelsene for sine plattformer slik at mange norske bedrifter og offentlig virksomhet vil kunne bruke en av disse løsningene uten ekstra kostnader og med utvidet funksjonalitet.
Fordelen med disse to løsningene er også at de er integrert med de mest brukte produktivitetsløsningene: Google G-Suite og Microsoft Office 365.
Les også: Slik opprettholder du god møtekultur i videomøter
Google Hangouts
Google har lenge tilbudt en gratisversjon av Hangouts. Gratisversjonen manglet imidlertid flere av de avanserte funksjonene. Google gir nå nå full tilgang til alle verktøyene i Hangouts Meet for alle som bruker G-Suite og til undervisningssektoren.
Funksjoner:
- Opp til 10.000 seere, eller 250 besøkende på ett domene
- Kan lagre opptak i Google Drive
- Integrasjon mot G-suite gir tilgang til møteagenda m.m.
- Full tilgang til verktøyene – gratis frem til 1. juli
Med Hangouts Chat kan arbeidsgrupper sende direktemeldinger til hele gruppen eller individuelt mellom brukerne.
Med Hangouts Meet kan du gjennomføre videomøter med arbeidsgruppen eller direkte samtaler med ine kolleger.
Hangouts er integrert i G-Suite og har dermed svært god støtte for kalender, automatisert e-post kommunikasjon og andre løsninger for å planlegge, administrere og gjennomføre videomøter.
Microsoft Teams
Det finnes en gratisversjon av Microsoft Teams som små bedrifter kan bruke, men for å gjøre det enklere for alle som nå må ta i bruk hjemmekontor tilbyr Microsoft en 6 måneders gratis prøveperiode av premiumutgaven.
Funksjoner:
- Møteplanlegging og alle samarbeidsverktøy i Teams (unntatt PSTN konferanser)
- Kan dele skjerm i løpet av samtalen
- Kan lagre opptak av møtet
- Gratis tilgang til premiumutgaven i 6 måneder, gratisversjon for mindre bedrifter
Blant de nye funksjonene i Teams er automatisk demping av bakgrunnsstøy og en “rekk opp hånden” funksjon for å be om ordet. Nytt er også en booking app som kan benyttes til å planlegge, administrere og gjennomføre videomøter.
Nå kan du også lese chat meldinger og skrive svar selv om du ikke er tilkoblet internett. I tillegg kan du benytte headset slik at du kan arbeide med begge hendene ledig.
Microsoft lover i tillegg at Teams snart vil få pop-up chat, slik at du kan dra samtaler mellom grupper og personer til et eget vindu.
Les mer om de mest populære løsningene og hvilken funksjonalitet de har.
Nå vil jeg gå gjennom alle de viktigste funksjonene du bør undersøke før du velger løsning for videomøter og samhandling.
Gratis E-bok
Kommunikasjonsstrategi for digital markedsføring
Last ned vår praktiske guide til hvordan du kan utvikle en digital kommunikasjonsstrategi for din virksomhet. Guiden tar deg gjennom vår fem-stegs prosess for å nå ut til din målgruppe.
1. Direktemeldinger
Uansett hvilken plattform du velger bør den ha en god løsning for direktemeldinger mellom deltagere eller grupper. Dette er en avgjørende funksjonalitet for å kunne opprettholde kommunikasjonen med andre fra hjemmekontoret.
Løsningen bør ha god sikkerhet og kryptering av meldinger, og to-faktor autentisering. Videre må løsningen ha en god app for mobil som gjør det mulig å delta i dialogen når du er på farten.
2. Taleanrop
De fleste samhandlingsløsningene har funksjonalitet for å gjennomføre taleanrop. Dette kalles også VoIP – Voice over IP. At taleanrop kan gjennomføres enkelt fra mobiltelefon, PC/Mac eller nettbrett er også viktig for å opprettholde kontakten fra hjemmekontoret.
Ved å flytte telefonsamtaler over til nettskyen vil man vanligvis spare kostnader og løsningene er enklere å bruke. Det er helheten i løsningene som avgjør hvor praktisk løsningen blir for hver enkelt.
3. Videosamtaler
Hjemmekontor kan bli ensomt i lengden. En videosamtale med en kollega kan redusere følelsen av ensomhet. Videosamtaler kan være mer effektive enn fysiske møter, ettersom formatet i mindre grad inviterer til snikk snakk.
At du enkelt kan arrangere videosamtaler, med kollegaer, kunder eller partnere er en avgjørende funksjonalitet for en samhandlingsløsning.
Les vår test av vidokamera som egner seg for videomøter og webinar.
4. Deling av skjerm
Med skjermdeling kan du dele en live vidostrøm av hva som skjer på skjermen din. Enkelte løsninger støtter også overtagelse av din enhet, slik at motparten kan ta over skjermen.
Deling av skjerm kan være svært effektivt ved gjennomgang av presentasjoner eller ved demonstrasjon av programvare. Jeg synes dette er noe av det beste ved videosamtaler ettersom man har gode virkemidler for å formidle budskapet.
5. Gruppesamtaler med video
Nå som flesteparten av oss sitter på hjemmekontor er gruppesamtaler en effektiv møteform. Dette er en erstatning for avdelingsmøtet, salgsmøtet eller et hvilket som møte med en gruppe.
Det er store forskjeller på hvor godt de forskjellige plattformene virker når nettverket ditt ikke leverer nok båndbredde. Hvordan løsningen virker i gruppesamtaler er trolig det viktigste kriteriet ved valg av løsning.
For større virksomheter med flere kontorer, eller for dialog med kunder og partnere åpner videomøter for flere deltagere i møtene. Man reduserer reisetid og kostnad og slipper å møte opp på en adresse.
6. Allmøter
Å gjennomføre allmøter for alle ansatte eller alle kunder kan være svært effektivt.
Har virksomheten en god plan for kommunikasjon i digitale kanaler kan den skinne når det gjennomføres allmøter på nett. Jo større organisasjon, jo større er utfordringen med allmøter.
Allmøter på nett forsterker kultur og verdier. Allmøter kan også brukes til å engasjere enkeltindivider. Taletid i allmøter kan føre til at ansatte føler seg engasjert og som deltagere i besluttninger.
7. Lyd og lys i videomøter
Riktig belysning og lyd er helt avgjørende for å gjennomføre gode videomøter og særlig for allmøter og webinarer.
Det er særlig belysning av ansiktet som er viktig, men en god belysning og ryddig bakgrunn vil gjøre videoopptaket behagelig å følge med på. For profesjonelle videoopptak er det best å bruke studiobelysning.
En tabbe du må unngå er å ha bakgrunnsbelysning fra et vindu som vil føre til at ansiktet ditt blir for mørkt. Naturlig lys fra siden kan anbefales, så lenge det ikke er direkte belysning fra solen, som skaper for store kontraster.
God lyd er dog det mest avgjørende for hvor godt budskapet blir formidlet. Vi anbefaler på det sterkeste at du skaffer en profesjonell mikrofon. Det er utrolig slitsomt å delta på møter dersom lyden ikke er god nok.
Les vår test av headsett og øreplugger som egner seg for videomøter.
8. Webinar
Et webinar er et videomøte beregnet på en stor gruppe seere. De ulike programvareløsningene for webinarer åpner opp for at alle deltakerne på webinaret kan delta med spørsmål og kommentarer på chat.
Webinarer blir likevel stort sett en til mange kommunikasjon, der man presenterer et tema gjennom et 30 – 60 minutter langt foredrag. Mange følger opp med å besvare spørsmål fra chatten mot slutten av gjennomgangen.
I denne artikkelen går vi gjennom alt du må tenke på når du skal lage ditt første webinar.
9. Arkiv med webinarer og automatisering
Når du først har kommet i gang med gjennomføring av webinarer kan du etablere et arkiv med webinarer som kan tilgjengeliggjøres for deltagere som var forhindret fra å delta.
Bruker du webinarer for digital markedsføring er automasjon kilden til effektiv gjennomføring. Dette er ikke like godt løst i all programvare for webinarer. Everwebinar er en smart løsning der du kan legge ut opptak av webinarer som kan startes på forespørsel.
10. Møteinnkalling
Møteinnkalling er den neste funksjonen som løsningen din må håndtere på en god måte.
Det er her de store samhandlingsplattformene har et fortrinn over de enkeltstående løsningerne. Løsninger som Microsoft Teams eller Google Hangouts har godt integrerte løsninger for kalender og møteinvitasjoner.
11. Samhandlingsfunksjoner
For videomøter i arbeidsgrupper er samhandlingsfunksjonalitet avgjørende for effektivt samarbeid.
En god løsning har muligheter for at alle deltagerne i et videomøte kan samarbeide effektivt ved å dele og samtidig redigere dokumenter. Felles tilgang til tekstbehandling, regneark og presentasjoner fører til vesentlig mer effektiv samhandling.
Har løsningen din et godt verktøy for prosjektstyring kan arbeidsgruppen jobbe effektivt fra hjemmekontor og fordele oppgaver og følge opp gjennomføring.
Digital markedsføring
Andre praktiske funksjoner
Det finnes utrolig mange andre kjekke funksjoner i de ulike løsningene.
En god løsning for å gjennomføre spørreundersøkelser kan være nyttig. Teknisk forbedring av lyd og lys er en annen. Enkelte løsninger lar deg fremheve personen som snakker, forbedre fokus og forbedre lydkvaliteten ved å fjerne bakgrunnsstøy.
Hvor godt løsningen er tilrettelagt for administratorer og teknisk personell kan også være et viktig valgkriterie. Enkelte løsninger lar administratorer søke etter innhold i chat som kan brukes for andre anledniger.
Et siste råd: Ha en alternativ løsning for videomøter
Jeg har brukt videomøter vesentlig mer enn fysiske møter de siste ti årene. Det er utrolig effektivt og tidsbesparende når du skal prate med noen som ikke sitter på samme sted.
En erfaring jeg har fått gang på gang er at alle løsninger før eller senere ikke virker godt nok. Jeg har derfor en backup-løsning jeg kan ta i bruk dersom favoritten ikke kan brukes.
Min backup er den norske løsningen Whereby. Fordelen med den er at du ikke trenger å laste ned og installere noe på mobilen eller datamaskinen. Den fungerer rett i nettleseren og har ofte bedre lydkvalitet.
Særlig når jeg snakker med nye potensielle kunder er dette en foretrukket løsning. Alt man trenger er Chrome, Opera eller Firefox nettleser og du er i gang med en link. På mobil, PC, Mac eller nettbrett – det er bare nettleser som kreves.
Les også: Mentor bedrift: Utnytt vår erfaring til din bedrifts fordel
