Hjemmekontor kan være en velsignelse om du har gode rutiner, et godt arbeidssted hjemme og de riktige verktøyene. Her går jeg gjennom de viktigste aktivitetene og verktøyene jeg bruker for å forbedre min effektivitet fra hjemmekontoret. Du får også konkrete tips til verktøy med linker til hvor du kan laste de ned.
Jeg skriver denne artikkelen etter å ha praktisert selvkarantene i en tid. Jeg har ingen symptomer, men prøver å unngå å bli smittet!
Vi som jobber i Tenk Digitalt AS har fulgt med på utviklingen i koronaviruset eller COVID-19 pandemien siden begynnelsen av februar. Den 1. Mars besluttet vi å innføre hjemmekontor for alle våre ansatte, også utviklingsavdelingen vår i Istanbul.
På dette tidspunktet var det ikke offisielt rapportert om smittetilfeller i Istanbul. Byen har en av verdens største flyplasser og fungerer imidlertid som en transithub mellom øst og vest. Vi hadde derfor en mistanke om at det også måtte være smittede i Istanbul.
Les også: 14 vanlige markedsføringsmetoder du bør vite om
Digital kommunikasjon
Vårt arbeid egner seg svært godt for hjemmekontor. Vi har daglige gruppemøter over Skype og alle våre softwareløsninger er driftet i nettskyen. Mesteparten av kommunikasjonen med potensielle eller eksisterende kunder foregår gjennom onlinemøter.
Også selve leveransen vår er digital. Tenk Digitalt AS hjelper kunder med digital kommunikasjonsstrategi. Vi lager nettsider som konverterer til salg og jobber for kundenes synlighet i alle digitale flater med søkemotorer, sosiale medier og epost.
Alle som jobber i Tenk Digitalt har et bankende hjerte for gründere! Derfor hjelper vi også gründere som vil forbedre kommunikasjonen mot sine aksjonærer. Vi hjelper også bedrifter som ønsker å forstå verdien på bedriften sin, eller som ønsker å finne nye investorer.
Vi har diskutert med våre ansatte for å komme fram til noen retningslinjer som vi ber alle om å rette seg etter. Det er disse retningslinjene som er utgangspunktet for deler av denne artikkelen.
Gratis E-bok
Kommunikasjonsstrategi for digital markedsføring
Last ned vår praktiske guide til hvordan du kan utvikle en digital kommunikasjonsstrategi for din virksomhet. Guiden tar deg gjennom vår fem-stegs prosess for å nå ut til din målgruppe.
Webinar for kommunikasjon med kunder og ansatte
Har du behov for å arrangere seminarer – eller webinarer, som det heter på nett, for hundre eller tusenvis av tilhørere? Da vil jeg anbefale deg å lese artikkelen “Webinar – slik kommer du i gang“. I denne artikkelen lærer du de grunnleggende stegene for hvordan du kan produsere din egen videopresentasjon og gjøre den tilgjengelig på nett.
Jeg gir deg også tips om hva du skal tenke på når du planlegger webinarene dine. I denne artikkelen går jeg gjennom hvordan du markedsfører et webinar.
Glem ikke å gjøre noe hyggelig for deg selv og dine nærmeste!
For deg som har familie og barn gir også et hjemmekontor en fin anledning til å tilbringe tid med dine nærmeste.
I denne artikkelen har jeg fokusert på hvordan du skal jobbe effektivt. Vi som nå har skolebarn hjemme får også en utfordring som må løses med barna i fokus. Er du hjemme med ektefelle må også dette tilpasses din daglige arbeidsrutine.
Med mange barn som alle har ulike program for hjemmeskole er dette en ekstra utfordring i disse dager.
NRK skriver i denne artikkelen om hva du har krav på med hjemmeværende barn og VG forteller i denne artikkelen om Corona-stengte skoler: Slik hjelper du barna med skolearbeidet
I vår familie legger vi planer for dagen som selvsagt også inkluderer fysiske aktiviteter med alle barna. Paradokset er at barna aldri har vært lettere å få med på tur!
For oss som familie innebærer dette at vi gjør mer av hyggelige aktiviteter sammen.
Selv har jeg min egen lille hobby på vårt småbruk: Jeg forkultiverer blomster og nyttevekster som senere skal via drivhuset og ut i vår urte -og kjøkkenhage.
Med en lampe som gir kunstig lys har jeg innrettet meg i “roterommet” mitt på låven. Jeg passer på å gjøre litt hver dag og fryder meg stort med diverse eksotiske prosjekter. Det er et nødvendig avbrekk fra hjemmekontor og skolearbeide.
Sommeren på Hvaler skal bli riktig så flott med helt nye vekster i alle varianter!
Hjemmekontor øker produktiviteten
Om hjemmekontor fører til økt eller redusert produktivitet har blitt diskutert i lang tid.
Jeg mener at et hjemmekontor kan være svært effektivt dersom forholdene er lagt til rette for det.
En av de største fordelene er at det blir færre forstyrrelser. Sitter du i kontorlandskap vet du sikkert hva jeg mener. Praten går ofte fra å være bakgrunnsstøy til inngående samtaler om et aktuelt tema.
En av de største ulempene med hjemmekontor er alle fristelsene til å ikke ha fokus på arbeidsoppgavene. En annen ulempe er at man selvsagt vil savne det sosiale fellesskapet etterhvert.
I et studie utført av Stanford-professor Nicholas Bloom fremkommer det faktisk at hjemmekontor fører til økt produktivitet.
Studiet ble gjennomført ved å sammenligne produktiviteten til 500 ansatte over to år. Den ene halvparten i kontrollgruppen fortsatte å jobbe fra kontoret, mens den andre halvparten fikk jobbe fra hjemmekontor.
En ekstra arbeidsdag i uken
Bloom kunne overrasket observere at produktiviteten til gruppen som hadde hjemmekontor økte med 20%. Dette tilsvarer en hel dag ekstra per uke!
I tillegg ble antall sykedager redusert og de hjemmearbeidende ansatte var mindre utslitt etter at arbeidsdagen var over. De tok i tillegg færre dager fri. Hjemmekontor innebærer selvsagt også redusert reisetid. Satt i system kan man derfor redusere kostnadene for leie av kontorer.
Mer enn halvparten av gruppen med hjemmekontor valgte likevel å gå på kontoret noen dager hver uke. De mente at det ble for ensomt å være hjemme hele arbeidstiden.
Du kan se Bloom forklare studiet i denne TedX presentasjonen:
Dersom du er hjemme i disse dager og lurer på hva du kan gjøre for å komme i kontakt med nye potensielle kunder er svaret webinar. Det er ingen ting som konverterer bedre enn webinar.
Les om hvordan du kommer i gang med webinar her
Bruk av hjemmekontor
Jeg skal gå gjennom følgende:
- Tips for å få et effektivt hjemmekontor
- Verktøy jeg bruker som egner seg for å jobbe hjemmefra
- Våre regler for arbeid hjemme
- Informasjon om COVID-19
Tipsene er basert på våre undersøkelser. Du finner også link til alle kilder. Verktøyene er nyttige for å drive et digitalt byrå, men egner seg for de fleste små eller mellomstore bedrifter. Tross alt burde alle virksomheter bruke disse eller tilsvarende verktøy.
Lag reglene sammen med dine ansatte
Reglene vi har utarbeidet med de ansatte kan fungere godt for de fleste bedrifter som nå ber ansatte å bruke hjemmekontor. Det er viktig at reglene blir diskutert med alle berørte. Da sikrer du at de er forstått og at alle er motivert til å følge felles regler.
Jeg tar svært gjerne tilbakemeldinger og forslag til forbedringer av reglene! (Artikkelen vil bli oppdatert løpende).
Til sist i artikkelen går jeg gjennom noen av informasjonskildene om COVID-19 vi følger. Å ha riktig informasjon er avgjørende om vi skal bekjempe pandemien og viktigst av alt: Utsette spredning av koronaviruset slik at ikke helsevesenet blir overbelastet.
Digital markedsføring
Tips for å få et effektivt hjemmekontor
Det sier seg selv at effektiviteten vil variere fra person til person. Det handler om hvordan den enkelte innretter hjemmekontoret sitt og vaner som blir etablert. Du må også være bevisst på hva du kan gjøre for å unngå forstyrrelser fra dine familiemedlemmer.
Jeg har samlet noen råd fra boken “Organize Your Home Office For Success: Expert Strategies That Can Work For You” som er skrevet av Lisa Kanarek. Hun er en ledende ekspert på hjemmekontor.
Når hjemmet ditt er kontoret ditt, må du skape et miljø som er produktivt, inspirerende og behagelig.
Det perfekte hjemmekontoret har det ultimate arbeidsmiljøet. Det er et sted du liker å være og hvor du får ting gjort.
Få ting gjort med disse fem stegene.
Blokker distraksjoner
Det kan være vanskelig å unngå forstyrrelser om kjøkkenbordet er hjemmekontor. Det beste er selvsagt å ha en kontorplass i et avlukket rom, så du kan jobbe mest mulig uforstyrret.
To viktige spørsmål å stille i følge Kanarek er: Vil du faktisk jobbe i dette rommet?
Styr unna soverom som du forbinder med hvile. Unngå åpenbare distraksjoner: Klesvask, oppvask og alt annet som kan ta din oppmerksomhet, bør være ute av syne.
Skap et behagelig arbeidssted
Velg et sted for hjemmekontoret som er behagelig året rundt.
– Om du ofte har hjemmekontor vil du trenge en ordentlig arbeidsplass. Da bør du investere mer i møblene til hjemmekontoret. Det er viktig å ha en god stol å sitte i og et skrivebord du kan tilpasse.
Sørg for at du holder hjemmekontoret ryddig og rent. Det er mye triveligere å jobbe når du har et hjemmekontor som inviterer til effektivitet.
Nødvendige investeringer
Har du nok stikkontakter? Trenger du en skjøteledning eller internettforbindelse på hjemmekontoret? Eller har du et mobilabonnement med tilstrekkelig fart og kvote til å jobbe hjemmefra med god datatilgang?
– Privat bruk i slike tilfeller vil ikke være skattepliktig for arbeidstakeren dersom utlånet er begrunnet i tjenestlig bruk. Så lenge arbeidsgiver eier utstyret, og du leverer det tilbake når du slutter, er bruken skattefri.
Dette gjelder også for kostnader til inventar til den ansattes hjemmekontor.
Sørg for at du har plass til alt som kreves
Forsikre deg om at du har plass til alt som er nødvendig for arbeidet du gjør, anbefaler Kanarek. Hun foreslår å installere hyller og benytte møbler som også kan brukes til å oppbevare ting.
– Vi har det du trenger for å skape en kreativ og komfortabel arbeidsplass hjemme. Med en komfortabel stol, hjemmekontormøbler som holder det ryddig, og riktig belysning til jobben er mye gjort. Kjøper du på nett får du det levert hjem, enkelt og greit.
Sørg for naturlig lys på hjemmekontoret
Et vindu er på ingen måte et must, men fin utsikt og litt naturlig lys kan hjelpe deg til å jobbe bedre. For overskyede dager og arbeid om kvelden er en god bordlampe viktig.
– Det er god dokumentasjon som peker på at god belysning påvirker hvor effektivt man jobber på hjemmekontor. vi vet at naturlig lys medfører høyere produktivitet.
Marie Anisdahl, lysdesigner
For å holde deg opplagt gjennom en lang arbeidsdag, er naturlig lys veldig flott. Er du så heldig å kunne sitte i nærheten av et vindu, bør du absolutt gjøre dette, men ikke sett deg med nesen rett mot vinduet.
Visste du at valg av lamper og lyspærer kan gjøre en stor forskjell? Les mer om noen noen enkle, men viktige grep du kan ta for for god belysning i denne artikkelen på lystilditthus.no.
Farger kan gjøre en forskjell
Omgi deg med farger som inspirerer og motiverer deg.
– Farger og lys er som et program til hjernen. De sender informasjon til hjernen og fungerer som vitaminer. Det å jobbe for eksempel på et kontor med dagslys, kontra et kontor i en kjeller kan slå ut på både trivsel og antall sykemeldingsdager.
Hold hjemmekontoret ryddig
Hold det ryddig på hjemmekontoret og særlig på skrivebordet. I følge Lisa Kanarek bør du bare oppbevare ting du bruker ofte på hjemmekontoret.
Dagbladet presenterer dette ekspertrådet: Ta for deg stabelen med post og papirer. Sett av en halvtime annenhver dag til å takle dette. Jobben blir mer overkommelig enn om du lar haugen bygge seg opp og må ta skippertak for å takle fjellet av papirer.
Skaff en god stol til hjemmekontoret
Ikke undervurder betydningen av en god stol. Kanarek mener stolen du bruker på hjemmekontoret kan utgjøre forskjellen på en produktiv arbeidsdag eller en uproduktiv tur til kiropraktor.
Datautstyr til hjemmekontoret
Mange benytter bærbare datamaskiner som virker godt både hjemme og på kontoret. Har du en stasjonær maskin på kontoret, trenger du selvsagt også en god datamaskin hjemme.
Dersom bedriften din bruker nettskyløsninger har du tilgang til alt hjemme. Da trenger du bare tilstrekkelig båndbredde og en Wifi ruter med god dekning på hjemmekontoret. I tillegg kan det være en fordel med trådløse hodetelefoner og gjerne det samme tastaturet og mus som du er vant med fra kontoret.
Steng døra til hjemmekontoret
Du bør snakke med familien og be om å få være uforstyrret når du jobber på hjemmekontoret. Det kan være bekvemmelig at du er i nærheten hvis barna eller andre i husstanden trenger deg, men du må unngå at du blir forstyrret hele tiden.
– Det er avgjørende å være bevisst på egne behov og din egen kapasitet. Hva er det som gir deg energi, og hva tapper deg for det? Mens noen mennesker stortrives med å jobbe uavbrutt i eget selskap, visner andre bort dersom de ikke får impulser fra kolleger og miljøet rundt seg. Thunem-Saanum.
Digital markedsføring
Verktøy vi bruker som egner seg for å jobbe på hjemmekontor
I Tenk Digitalt benytter vi programvare fra nettskyen. Siden vi har en avdeling i Istanbul har det vært helt avgjørende for samhandling og kommunikasjon at all programvare er tilgjengelig når som helst og hvor som helst.
Jeg nevner for ordens skyld at Tenk Digitalt ikke mottar vederlag fra noen for å linke til disse tjenestene. De fleste av løsningene vi bruker er gratis for små bedrifter, eller har en lav månedlig eller årlig kostnad.
Her er noen av verktøyene vi benytter:
Timeføring: TimebillingX
Som et digitalt markedsføringsbyrå lever vi av å levere tid og dermed er et godt verktøy for å føre timelister. Vi bruker TimebillingX som er et enkelt og godt verktøy. TimebillingX gjør at det er enkelt å ta ut timelister for hver enkelt kunde. Løsningen kan også brukes til fakturering (men vi fakturerer fra Fiken).
Prosjektstyring: Trello
Vi har mange parallelle prosjekter med flere deltagere. For å styre arbeidsoppgaver og prioritere innsatsen fra de ansatte bruker vi prosjektstyringsverktøyet Trello.
Regnskap og faktura: Fiken
Fiken er en frisk pust blant norske regnskapsprogrammer. Fiken er det første regnskapsprogrammet jeg har sett som virkelig er enkelt å bruke.
Produktivitet: G-suite
G-suite fra Google er en “alt-i-ett” produktivitets-pakke. G-suite har tekstbehandling, regneark, presentasjonsverktøy, epost og lagring i nettskyen.
Noen av de store fordelene med denne løsningen er at den er brukervennlig og at flere kan jobbe i samme dokument samtidig. Dette er særlig nyttig når vi samarbeider med kunder om å utvikle innhold til kampanjer og nettsider.
CRM: HubSpot
HubSpot er først og fremst kjent som en svært god programvare for inbound markedsføring. Men de har også en svært elegant CRM løsning som kan anbefales på det varmeste! Du kommer et godt stykke, selv med det som tilbys gratis. I tillegg anbefaler jeg deg å ta en titt på alle videoene som Hubspot har lagt ut. Der kan du lære mye om prinsippene i Inbound Marketing.
Online møter: Skype og Whereby
Vi snakker med hverandre og kunder hver dag med Skype eller den norske løsningen Whereby.
Vi tilpasser oss kundens ønsker, men internt er det Skype vi foretrekker. Whereby har den fordelen at man ikke trenger å laste ned noe, så den benyttes ofte i første møte med en potensiell ny kunde.
Nettsider: WordPress
Vi bygger nettsider for kunder med WordPress. Fordelen med WordPress er alle utvidelser og tillegg som er tilgjengelige. Ettersom WordPress har omkring 60% markedsandel blant CMS løsningene er det her alle utvidelser og tillegg kommer først.
Tidligere kunne det være vanskelig å få laget en rask nettside, men i dag finnes det mange gode lettvekts tema som laster raskt. Vi benytter en builder som heter Elementor.
Vi installerer alltid Yoast SEO som er et must for å få nettsiden rangert på Google søk. Som oftest bruker vi WP-Rocket for cashing som øker laste-hastigheten på nettsidene. Vi anbefaler WooCommerce for oppsett av nettbutikk.
Analyse og rapportering: Google og SEMRush
En av de store fordelene med digital markedsføring er at alt kan måles slik at man ser effekten av investeringen. Vi benytter Google Analytics og Google Search console for å få oversikt over besøkende på våre egne og kunders nettsted.
For å analysere og forbedre søkemotoroptimalisering benytter vi SEMRush. Et godt verktøy for å analysere egne og konkurrenters posisjoner for nøkkelord vi ønsker å bli funnet med i Google søk.
Husk også for all del å installere sporingspiksler og tags!
Har du tips til verktøy som burde være med på denne listen? Send meg gjerne en epost på jan@tenkdigitalt.no!
Våre regler for arbeid på hjemmekontor
Den største utfordringen med alle ansatte på hjemmekontor er å følge opp prosjekter og leveranser. Så verktøyene over er nyttige for å kommunisere effektivt.
I tillegg har vi etablert noen regler sammen med de ansatte.
Her er våre regler for hjemmekontor:
Arbeidstid på hjemmekontor
Arbeidstid følger vanlig kontortid og alle må være tilgjengelig på Skype gjennom arbeidsdagen. Vi har et kort morgenmøte hver morgen der alle forteller hva de har planlagt å jobbe med.
Vi bruker også morgenmøtene for å fordele oppgaver og alle får anledning til å stille spørsmål. I tillegg tar vi en rask oppdatering på situasjonen.
Rapportering fra hjemmekontoret
Når arbeidsdagen er over skal alle ansatte notere ned hvilke prosjekter og hvilke arbeidsoppgaver de har jobbet med. Dette registreres i TimebillingX.
Alle skal sende en kort rapport til sin nærmeste leder. Ca fem setninger holder. Det er ikke påkrevet å sende en avhandling.
Fremdrift i prosjekter
All oppfølging av prosjekter rapporteres i Trello. Alle ansatte skal rapportere progresjon i prosjektene og legge opp alle aktiviteter som planlegges utført.
Nærmeste leder følger med og oppdaterer med nye oppgaver.
Støtte fra kollegaene
Vi oppfordrer til å stille spørsmål og be om hjelp oftere. Dette er for å unngå at man blir sittende alene med et problem som andre kan løse raskt.
Ved å opprettholde tett kontakt via Skype, unngår vi at hver enkelt kaster bort tid. Blir det lang tid på hjemmekontor kan det bli kjedelig og ensomt.
Planlegging av neste dag
Alle ansatte skal planlegge neste dag på slutten av arbeidsdagen. Oppgaver som planlegges gjennomført skal legges opp i Trello.
Dette er en god vane som fører til god struktur på arbeidsdagen og øker produktiviteten.
Som du kanskje allerede har tenkt: Disse rutinene virker like godt når man ikke har hjemmekontor. Men det var nå engang slik at det var pålagt hjemmekontor for alle som fikk oss til å diskutere reglene!
Les også: Hvordan du verdivurderer din bedrift – med formler og eksempler.
