De fleste er kjent med følelsen av å ikke ha tid til alt man skulle ha gjort – som gründer kjenner du kanskje enda mer på den følelsen. Da er det viktig å prioritere tiden sin, og med Getting Things Done-metoden kan du få ting gjort og få mye bedre tid i hverdagen.
Når du starter en bedrift og blir gründer må du være forberedt på å jobbe mye. Du må skaffe finansiering, lære deg ferdigheter du trenger for å drive bedriften, snakke med kunder, drive med markedsføring og mye, mye mer.
Kanskje har du også hørt det humoristiske utsagnet «Hvorfor jobbe 8-16 for en arbeidsgiver når du kan jobbe 24 timer i døgnet i egen bedrift?»
I en oppstartsbedrift må du ofte ta på deg mange ulike roller, fordi det i starten ikke er økonomi til å ansette flere. Og ting tar mye lengre tid enn man skulle tro. Sliter du med å få tid til alt er Getting Things Done-metoden kanskje det du trenger.
Les også: Lean startup metodikk reduserer risiko for startups
Hva er Getting Things Done-metoden?
Getting Things Done (GTD metoden) er en suveren måte å få ting gjort. Det handler om å bruke mindre tid på kjedelige ting. Slik kan gi deg selv mer tid til å gjøre de tingene du faktisk liker å holde på med, eller absolutt må få gjort.
Systemet du kan ta i bruk for å nå dette målet er beskrevet i detalj i David Allen’s fantastiske bok “Getting things done”.
Har du hatt dager da du aldri egentlig fikk gjort noen av oppgavene du hadde planlagt å få gjort? Likevel var dagen borte på et blunk fordi du brukte mer tid på avsporinger og å svare på uendelig mange e-poster?
Eller har du vært i situasjoner der du ikke har fått tid til å gjøre de tingene du virkelig liker, fordi du var nedgravd i oppgaver du egentlig ikke bryr deg så mye om?
I så fall trenger du GTD-metoden for å få ting gjort på en effektiv måte!
Gratis E-bok
Verdivurdering bedrift: Hva er ditt selskap verdt?
Hvordan få ting gjort med GTD
I boken sin forklarer produktivitetskonsulenten David Allen sin effektive metod for å gå ting gjort på en genial måte.
Han lærer deg hvordan du kan lage en timeplan og en oppgaveliste og prioritere dem på en slik måte at du kan styre tiden din og få GTD-systemet til å fungere for deg.
Det er viktig at du setter det i et system, slik at du kan få kontroll på forstyrrelsene og fokusere på de prioriterte oppgavene.
En av fordelene med å bruke et slikt system er at du får en god oversikt over oppgavene og en klar prioritering av hvilke oppgaver som bør løses først.
Over 2 million people like you have been introduced to GTD® and discovered the power of clearing their mind, sharpening their focus, and accomplishing more with ease and elegance. – David Allen
Oversatt: Mer enn 2 millioner folk har blitt introdusert for GTD metoden og oppdaget kraften i å rydde sinnet, skjerpe fokuset og oppnå mer med letthet og eleganse.
Det høres kanskje enkelt ut, men sannheten er at det er svært få som har et velfungerende system.
Få oversikt for å få ting gjort
GTD er ikke en oppskrift som gjør nøyaktig rede for hva du skal gjøre eller i hvilken rekkefølge. Det er altså ikke en oppskrift på hvordan du skal gjøre jobben din.
Det metoden derimot gir deg er noen retningslinjer som du må følge for å få ting gjort.
GTD metoden kan enkelt tilpasses dine behov og gjøres helt personlig. Dermed vil metoden også passe din kalender og dine arbeidsoppgaver.
Det at du må gjøre en del selv er også årsaken til at det kan være utfordrende å praktisere metoden i starten. Men med litt erfaring blir det lettere.
GTD gir deg ikke regler du skal følge. Metoden hjelper deg med å få oversikt over arbeidet du må gjennomføre, organisere og prioritere.
Praktisert riktig kan din produktivitet trolig økes vesentlig, og du vil få ting gjort raskere og mer effektivt.
Steg 1: Skriv ned alt du vil få gjort
Det første steget i metoden er å skrive ned alt du ønsker å få gjort. Gjøremålene dine, arbeidsoppgaver, gjentagende hendelser, ting du vil undersøke, planer og idéer.
Alt du må gjøre og alt du har lyst til å få gjort.
Du kan skrive det ned der du føler for det. I din favoritt notatapp, en app du bruker for å lage gjøremålslister eller på papir.
Det viktige er at det er enkelt å bruke og tilgjengelig til enhver tid. Du må ha mulighet til å ta notater når som helst. Skriv ned alt med én gang det dukker opp, så du ikke trenger å tenke på det igjen før du faktisk skal gjøre det.
For noterer du ikke oppgavene med en gang du kommer på dem vil du bruke mer tid på å huske at du må huske å gjøre dem, enn på selve oppgavene.
Husk også at dersom oppgaven er noe du kan få gjort med en gang: Bare få ting gjort. Med mindre du har viktigere oppgaver å prioritere.
There is an inverse relationship between things on your mind and those things getting done.
David Allen
Oversatt: Det er et omvendt forhold mellom ting du tenker på og ting du får gjort.
Steg 2: Få klarhet i oppgavene
Det er avgjørende at alle oppgavene blir forstått i detalj.
En oppgaveliste bør være enkel å forstå. Du må sørge for at du har den fulle forståelse for hvilke oppgaver som skal utføres, og hvordan de skal utføres.
Mange oppgaver kan deles opp i mindre og lettere håndterbare oppgaver. Det er mer behagelig å ta fatt i en oppgave som kan gjennomføres på en time enn en uke!
Hvis du ikke deler oppgavene i mindre oppgaver og delmål kan det også være vanskelig å få tid til å gjennomføre oppgavene.
Ved å få klarhet i oppgavene på forhånd vil du med en gang forstå hva du trenger å gjøre.
Og igjen, er det noe du kan gjøre med en gang – bare få ting gjort!
Steg 3: Organiser de mindre oppgavene etter kategori og prioritet
Bruk tid på oppgavelisten din, innboksen din og kalenderen din for å prioritere og kategorisere alle de mindre oppgavene.
Når du har en klar forståelse for hva slags prioritet hver oppgave har, er det lettere å velge hvilken oppgave du skal ta fatt på.
Du bør også organisere alle oppgavene dine så det blir lettere å prioritere.
Setter du i tillegg deadlines og påminnelser på oppgavene dine, har du alt du trenger for at du skal få dem gjort i tide.
Steg 4: Reflekter over hvordan du skal få ting gjort
Se igjennom oppgavelisten din og bestem deg hva du skal ta fatt på.
Om listen din er prioritert og godt organisert bør det være lett for deg og bestemme deg for hvilken oppgave du skal starte på.
Dersom det er noe du kan gjøre med en gang – bare gjør det! Om det er noe som er uhåndterlig, bryt det opp i flere mindre oppgaver.
Når du har gjort ferdig en oppgave kan du gå videre til neste.
Se over oppgavelisten din med jevne mellomrom og sjekk om du må oppdatere prioritetene.
If you don’t pay appropriate attention to what has your attention, it will take more of your attention than it deserves.
David Allen
Oversatt: Hvis du ikke følger med på hva som får din oppmerksomhet, vil det ta mer av din oppmerksomhet enn fortjent.
Steg 5: Sett i gang – få ting gjort!
Nå vet du alt du trenger å få gjort – så det er bare å sette i gang!
Når prioriteringene dine er klare og oppgavene er overkommelige, er det på tide at du får oppgavene gjort. Du vet når de forskjellige oppgavene har deadline, så det bør være enkelt for deg å velge rekkefølgen på oppgavene du skal gå løs på.
Forhåpentligvis har du prioritert oppgavene dine på en hensiktsmessig måte og vet hva du skal gjøre først.
Når du har gjennomført det du skulle krysser du av på lista og går videre til neste oppgave.
Being creative, strategic, and simply present and loving don’t require time—they require space.
David Allen
Oversatt: Å være kreativ, strategisk og ganske enkelt være tilstedeværende og kjærlig krever ikke tid – det krever plass.
Bruk mer tid på tingene du liker å gjøre!
GTD-metoden bidrar til å få alt du trenger å huske ut av hodet og inn i et system. Metoden hjelper deg å organisere oppgavene dine, prioritere dem og dele dem opp i mindre deloppgaver.
Når metoden praktiseres riktig vil du bruke mer tid på å gjøre jobben enn å tenke på hva du skal gjøre.
Du vil kunne få tingene du ikke liker å gjøre unnagjort, så du kan bruke mer tid på de tingene du liker å gjøre!
Så bruk litt tid hver morgen på å arbeide med oppgavelisten din. Enda bedre er det å forberede neste dag før du går fra kontoret om kvelden.
Gjengen bak UNIC fikk ting gjort, les min Gründerhistorie: Fem BI-studenter skapte Norges raskest voksende bedrift.
