Benytter din bedrift seg av hjemmekontor for dine ansatte? For å opprettholde god kommunikasjon når mange jobber fra ulike steder er videomøter en viktig del av hverdagen. For å være mest mulig effektiv er det viktig å opprettholde en god møtekultur.
Dårlig møteetikette blir mer synlig i videomøter. Derfor er det viktig å ha noen retningslinjer for hvordan møtene skal gjennomføres.
Selv om du er erfaren på feltet kan det være greit med en liten oppfrisking.
Siden mange av våre møter i Tenk Digitalt AS er digitale, har vi funnet en oppskrift som fungerer. Under har vi samlet våre 10 beste råd for hvordan du opprettholder god møtekultur i videomøter.
Les også: Videomøter og samhandling: 11 funksjoner som avgjør valg av løsning
Skap god møtekultur i bedriften din
For å kunne skape god møtekultur i videomøter, må du først definere hva som er god møtekultur i bedriften din.
Her er det blant annet viktig å vurdere hvor mange og lange møter dere skal ha. Hva er hensikten med møtene? Hvem skal delta? Hvis dere har definert noen rammer for hvordan møtene deres skal gjennomføres, er det lettere å opprettholde god møtekultur. Også i videomøter.
Gode rammer for møter kan gjøre driften mer effektiv. Da slipper dere å holde møter med deltagere som ikke får noe nyttig ut av dem.
Har du klart å opprette god møtekultur i bedriften, vil det også gjøre det enklere å gjennomføre gode vidoemøter. Siden videomøter kan være ganske forskjellige fra tradisjonelle møter, har vi samlet en liste med råd til deg.
Forberedelser for å opprettholde god møtekultur i videomøter
Velg riktig teknologi og test utstyret
Når du skal arrangere videomøter er det viktig at du velger riktig verktøy for å gjennomføre dem. Dette betyr at du må gjøre deg kjent med verktøyet og forsikre deg om at alle deltagerne kan bruke det.
Facetime kan for eksempel bare brukes på Apple-produkter, så om du har én møtedeltager som bruker Windows må du velge et annet verktøy.
Vi har samlet en liste over gode verktøy i artikkelen Videomøter: hold bedriften samlet fra hjemmekontoret.
Gi møtedeltagerne beskjed om hva slags verktøy dere skal bruke i god tid. På den måten får de tid til å laste ned og installere programvare, eller lage en bruker om det er nødvendig. Selv om du bruker et verktøy uten innlogging eller nedlasting, må du vite at møtedeltagerne vet hvor de finner verktøyet dere skal bruke.
I tillegg til å velge riktig verktøy er det viktig å teste både kamera og mikrofon i forkant. Dette er viktig uansett om du er arrangør eller deltager. Det hjelper ikke med god møtekultur i vidoemøter hvis dere ikke kan høre hverandre godt nok.
Som møtedeltager er det også viktig at du logger på i god tid. Du må møte på tiden, men du trenger også tid til å finne ut av ulike funksjoner før møtet starter.
Gratis E-bok
Kommunikasjonsstrategi for digital markedsføring
Last ned vår praktiske guide til hvordan du kan utvikle en digital kommunikasjonsstrategi for din virksomhet. Guiden tar deg gjennom vår fem-stegs prosess for å nå ut til din målgruppe.
Finn møtedeltagerne dine
For å gjøre videomøter mest mulig effektive er det viktig å begrense antallet deltagere. Spør deg selv om hvem som trenger å delta.
Ved å vurdere nøye hvem som trenger å delta, unngår du også å ha med deg uengasjerte møtedeltagere.
Vi syns at møter med 5 eller færre deltagere er mest effektivt. Skal du ha flere deltagere enn det er det lurt å strukturere møtet på en slik måte at ikke alle snakker i munnen på hverandre.
I videomøter med mange deltagere kan det være nyttig å ha en ordstyrer. Gi beskjed om at de som vil gi en kommentar til noe i løpet av møtet, må vise tegn til det, slik at ordstyrer kan følge med og gi alle rom til å snakke. Dette kan for eksempel være et tegn med hånden.
Det er god møtekultur å forberede en agenda
Et godt utgangspunkt for å skape en god møtekultur i videomøter er å forberede en agenda. Akkurat som du ville gjort til et vanlig møte. Dette kan holde møtet fra å spore av. Microsoft Office har en god mal til møteagenda hvis du trenger det.
Send agendaen til deltagerene i god tid, og be dem komme med saker hvis det er noe de vil ta opp.
Ser du at det blir mange ekstra saker må du gi beskjed om at møtet blir lengre. Er det ikke mulig å forlenge møtet, må du arrangere et ekstra møte for å ta opp saker som har kommet inn.
Husk også å informere møtedeltagerne om det er noe spesielt du vil de skal forberede til møtet. Om du vil at noen skal holde et innlegg eller komme med en rapport på noe, må de få tid til å forberede dette i forkant av møtet.
Finn et rolig sted og skru av ting som kan forstyrre
I disse tider er du nok ikke alene på hjemmekontoret. Mange har barn som må være hjemme på grunn av stengte skoler, eller partnere som også har hjemmekontor.
Dette kan føre til visse utfordringer når du skal delta i videomøter. For å unngå å bli forstyrret av andre i boligen må du finne et rolig sted.
Det betyr å lukke døra til kontoret hvis du har et, eller fortelle de rundt deg at du skal i et møte. Kanskje kan de oppholde seg i et annet rom, eller gå en tur i mellomtiden?
Husk også å skru av lyden på telefonen og å lukke nettsider og apper som kan distrahere deg under møtet. Det tar seg dårlig ut om du leser meldinger mens noen andre snakker.
Kle deg presentabelt og rydd rundt deg
Selv om du har hjemmekontor bør du kle deg som om du var på kontoret. Dette handler om å opptre profesjonelt. Du er tross alt på jobb, selv om du har hjemmekontor.
I tillegg bør du sørge for at området rundt deg er rent og ryddig. Gjør du dette hindrer du at andre deltagere blir distrahert av omgivelsene dine.
Sørg også for at området du har valgt er god opplyst, slik at det er lett å se deg.
Selv om dette kan virke som bagateller, er det god møtekultur i videomøter å fjerne så mange visuelle distraksjoner som mulig.
God møtekultur i videomøter
Det er god møtekultur å unngå å avbryte
Det er god etikette å ikke avbryte andre når de snakker, men i videomøter kan dette være vanskelig. Noen ganger kan det være forsinkelser på lyden eller videoen. Dette gjør det vanskelig å oppfatte når andre er ferdige med det de skulle si.
Derfor er det god møtekultur i videomøter å vente et par sekunder før du begynner å snakke. På den måten kan du være sikker på at den som snakket før deg er ferdig.
Om dere er mange, vil vi igjen gjenta rådet om å utnevne en ordstyrer, slik at dere unngår at alle snakker i munnen på hverandre.
Om alle får si sin mening og blir hørt, kan det også redusere konfliktnivået og antallet potensielle misforståelser.
Vær oppmerksom og ta notater
Skal du delta i møtet er det viktig at du er oppmerksom. I videomøter blir det veldig tydelig hvis du multitasker og gjør andre ting, så legg vekk alle distrasjoner før møtet starter.
Det handler både om respekt for kollegaene dine, men også om at du skal få noe konstruktivt ut av møtet.
Du må også ta notater under møtet. Notater hjelper deg med å huske hva som ble diskutert og avtalt. Noter også ned spørsmål, hvis det ikke passer å stille dem akkurat når du kommer på dem.
Skriv også ned om det er noe du vil følge opp etter møtet, for eksempel avklaring av en spesiell del av en oppgave eller lignende.
Husk bare at du bør notere for hånd, ikke på pc. Skriver du notatene på pc vil de andre deltagerne høre lyden fra tastaturet ditt, noe som vil være veldig distraherende.
Kommuniser med de andre deltagerne
Dette gjelder uansett om du er deltager eller arrangør, men du må kommunisere godt med de andre møtedeltagerne.
Gi beskjed om når dere beveger dere til neste punkt på agendaen, slik at alle klarer å følge med. Adresser deltagerne direkte dersom du gjerne vil ha noens mening om et tema.
Hvis du er nødt til å lete opp noe på e-post eller en nettside for å vise det til de andre deltagerne, er det også lurt å gi beskjed om dette. I slike tilfeller oppstår det ofte pauser i samtalen, og da kan de andre tro at samtalen er blitt brutt.
Digital markedsføring
Hold deg til agendaen og tiden som er avsatt
Når du har brukt tid på å planlegge en agenda og tidsbruk for møtet, er det god møtekultur å holde seg til dette.
Holder du deg til agendaen er det mindre sjanse for at møtet sporer av, og dere får diskutert det dere skulle på en god måte.
Det er også viktig å holde seg til tiden fordi alle sannsynligvis har andre oppgaver de skal fullføre. Kanskje har noen av dere også andre møter dere skal delta i.
Les også: Mentor bedrift: Utnytt vår erfaring til din bedrifts fordel
