Videomøter fra hjemmekontoret: slik holder du bedriften samlet
Videomøter: hold bedriften samlet fra hjemmekontoret

Videomøter fra hjemmekontoret: slik holder du bedriften samlet

Videomøter har blitt standarden for de fleste norske bedrifter i korona-krisen. Jeg går gjennom hvordan du kan drive bedriften din effektivt fra hjemmekontor med videomøter.

 

Siden utbruddet av COVID-19 har flere og flere bedrifter valgt å holde hjemmekontor. Mye arbeid kan gjøres hjemmefra uten problemer, spesielt hvis du har gode rutiner for å jobbe hjemmefra. Å holde videomøter fra hjemmekontoret kan hjelpe deg med å holde teamet ditt samlet.

Noen bedrifter bruker allerede slike løsninger, men for mange kommer dette skiftet brått på. Derfor har flere av de store tilbyderne også åpnet for gratis bruk av sine løsninger.

Hvorfor ta i bruk videomøter? 

Når mange som ikke er vant med å jobbe hjemmefra plutselig skal benytte seg av hjemmekontor kan dette gi dem en følelse av å være isolert. I tillegg kan det være vanskelig for dem å vite hvordan de skal organisere arbeidet sitt eller kommunisere og samarbeide med andre kollegaer. 

Bedre ledelse

Bruk av hjemmekontor kan også gi deg som leder visse utfordringer. Hvordan holder du de ansatte oppdaterte, og hvordan kan du følge dem opp?

Videomøter hjelper deg med å samle bedriften. Du kan dele nyheter og endringer på en effektiv måte, og holde alle oppdaterte. I tillegg har du muligheten til å fordele oppgaver og holde deg oppdatert på hva alle jobber med. 

De gjør det letter for deg å hjelpe ansatte med å organisere arbeidet, fordi dere kan snakke sammen om hva som er de beste løsningene. Selv om dere kanskje i utgangspunktet vil prøve å opprettholde normale arbeidstider, kan det hende noen har behov for mer flekisble arbeidstider i denne perioden.

Det kan for eksempel være at de har barn hjemme som trenger å sysselsettes på dagtid. Da kan det hende at de får mer ro på ettermiddagen, når partner deres er hjemme og kan underholde og sysselsette barna.

Videomøter gjør kommunikasjonen mer effektiv

Så mye som 80 % av kommunikasjonen vår er visuell i form av kroppsspråk. Derfor er det nyttig å se dem du snakker med for å gjøre kommunikasjonen mest mulig effektiv.  

Kommunikasjonen blir også mer effektiv fordi man kan diskutere og få svar på ting man lurer på med en gang. Man slipper å sende mange e-poster frem og tilbake, og å vente på svar på dem. 

Videomøter gjør det rett og slett enklere å kommunisere med hverandre. Man får også opprettholdt noe av det sosiale miljøet fra kontoret.

 

Hvilken løsning for videomøter skal du velge?

Selv om teamet ditt trenger tilgang til løsninger for både videomøter, skjermdeling og chat, må du vurdere nøye hvilke løsninger du skal velge. Du må være sikker på at de løsningene du velger oppfyller behovene du og dine ansatte har, samtidig som de må være enkle å bruke.

Pass også på at dere ikke tar i bruk for mange løsninger. Det beste er om du kan få alle funksjonene du trenger i ett verktøy.

Hvis du har en egen IT-avdeling er det lurt å bruke dem for å få hjelp til å velge hvilke verktøy du skal benytte deg av for å gjennomføre videomøter og planlegge arbeidet fra hjemmekontoret. 

Hvis du ikke har en egen IT-avdeling anbefaler vi at du tar kontakt med noen som kan hjelpe deg med å finne den beste løsningen. 

Ta deg tid til opplæring

Selv om de fleste bruker data i sitt daglige arbeid, er det ikke alle som er like teknisk anlagt. Mange kan også slite med å finne ut hvordan ulike nye verktøy fungerer, så sett av tid til opplæring. Sett deg godt inn i hvordan verktøyet fungerer, og ta deg god tid til å vise dem de ulike funksjonene.

Det kan godt hende at det er best å gjøre dette i en-til-en møter. Det gir tetter oppfølging av hver enkelt enn et fellesmøte vil kunne gi.

Send ut en e-post med informasjon om hvilke verktøy dere kommer til å bruke, og hvordan man laster ned eller logger seg på første gang. Be dem om å laste ned programvaren eller å lage en bruker, og gi dem et tidspunkt for når du kommer til å ringe for å gi dem opplæring.

Hvis du gir dine ansatte god opplæring i de nye verktøyene vil de kunne bruke dem mer effektivt. Det hjelper ikke at du legger inn gjøremål i Microsoft Teams, hvis de ikke vet hvor de skal finne dem.

For at du skal kunne komme raskt i gang, har vi samlet en liste over noen av de beste løsningene for å kunne gjennomføre videomøter og -konferanser fra hjemmekontoret så sømløst som mulig.

 

Verktøy for videomøter fra hjemmekontoret

Når du er nødt til å jobbe hjemmefra, er det greit å kunne kommunisere med kollegaer via videomøter fra hjemmekontoret.

Det gjør det enklere å planlegge oppgaver og samarbeide.

Zoom

Zoom har en gratisversjon og ulike betalte versjoner. Her betaler du basert hvor mye kapasitet du trenger. I gratisversjonen kan du ha opp til 100 deltagere, men gruppemøter har en makstid på 40 minutter. Oppgraderer du til en av betalingsutgavene får du tilgang til lengre videomøter og flere funksjoner.

Funksjoner:

  • Opp til 100 deltagere i gratisversjonen
  • Kan dele skjerm i løpet av samtalen
  • Gratisversjon eller betalt med flere prisnivåer

GoToMeeting

GoToMeeting tilbyr vanligvis en gratis prøveperiode på 14 dager, men de åpner nå opp for at helsesektoren, utdannelsessektoren og kommunesektoren samt veldedige organisasjoner kan få gratis tilgang i 3 måneder.

Funksjoner:

  • Videomøter og -konferanser
  • Videopresentasjon med opp til 3000 deltagere
  • Tilbyr gratis prøveperiode eller betalingsutave med forskjellige prisnivåer

Guide: En digital strategi som virker!

Last ned vår praktiske guide til hvordan du kan utvikle en digital kommunikasjonsstrategi for din virksomhet. Guiden tar deg gjennom vår fem-stegs prosess for å nå ut til din målgruppe. 

Facebook

Messenger

De aller fleste er nok kjent med Facebook Messenger fra før. Med messenger kan du organisere gruppechatter og ringe grupper. Messenger er gratis å bruke, så lenge du er koblet på Wi-Fi, utover det bruker man mobildata.

Funksjoner:

  • Gir mulighet for gruppesamtaler
  • Gratis (ved bruk av Wi-Fi)

Workplace

Facebook har bestemt seg for å gi statlige organer og nødetater verden over gratis tilgang til premiumversjonen av Workplace i ett år. Workspace gir tilgang til å dele informasjon gjennom chat, video og grupper.

Funksjoner:

  • Tilgang til chat, videomøter og grupper
  • Gratis tilgang i ett år for statlige organer og nødetater

Skype

Skype gir deg mulighet til å holde videomøter, sende filer og dele skjerm. Tjenesten er i utgangspunktet gratis, men du kan også ringe eller sende sms til vanlige telefonnummer. I tillegg er det mange som har brukt Skype tidligere, noe som er en fordel. Mange syns det er enklere å delta i videomøter fra hjemmekontoret når de er kjent med verktøyet fra før.

Funksjoner:

  • Tilgang til videosamtale
  • Kan dele skjerm
  • Kan lagre opptak fra samtalen
  • Gratis (med unntak av å ringe eller sende sms til vanlige telefonnummer

Whereby

Whereby er en norsk tilbyder av løsninger for videomøter. Fordelen med Whereby er at du og deltagerne dine slipper å installere løsningen. Løsningen åpnes i nettleseren din, og er enkel å ta i bruk. De tilbyr en gratisversjon, men den gir bare mulighet for opp til 4 møtedeltagere. Skal dere være flere må du over på en betalingsplan.

Funksjoner:

  • Åpnes i nettleser, ingen installasjon
  • Kan dele skjerm med de andre møtedeltagerne
  • Kan lagre opptak fra møtet
  • Gratis eller betalingsplan med ulike prisnivåer

Planlegging av oppgaver og videomøter

I tillegg til å holde videomøter fra hjemmekontoret vil det være behov for å organisere arbeidet på en god måte.

Da er det viktig med gode verktøy for samarbeid. Med slike verktøy kan du legge inn videomøter i kalenderen, dele filer og snakke med hverandre i en chat. Det er ikke alltid man har behov for å holde et videomøte, men man får ofte raskere svar i en chat enn på e-post. Det hjelper med å effektivisere kommunikasjonen.

Slike verktøy gir deg også mulighet til å legge inn oppgaver, og deadlines for oppgavene. Noen av verktøyene har både funksjon for videomøter og planlegging, noe som er svært praktisk. Da får du samlet alt på ett sted, og slipper å tenke på å logge inn og ut fra mange ulike verktøy.

Verktøy for samarbeid og videomøter

Google Hangouts

Google har tilbudt en gratisversjon av Hangouts en stund allerede, men gratisversjonen manglet flere av de mer avanserte verktøyene. For å gi et tilbud til bedrifter som har behov for dem gir Google nå full tilgang til alle verktøyene i Hangouts Meet for alle som bruker G-Suite og Education. Det er helt gratis frem til 1. juli.

Funksjoner:

  • Opp til 10.000 seere, eller 250 besøkende på ett domene
  • Kan lagre opptak i Google Drive
  • Integrasjon mot G-suite gir tilgang til møteagenda m.m.
  • Full tilgang til verktøyene – gratis frem til 1. juli

Microsoft Teams

Det finnes en gratisversjon av Teams som små bedrifter kan bruke. For å gjøre det enklere for alle som nå må ta i bruk videomøter og samhandling fra hjemmekontoret, tilbyr Microsoft en 6 måneders gratis prøveperiode til premiumutgaven.

Funksjoner:

  • Møteplanlegging og alle samarbeidsverktøy i Teams (unntatt PSTN konferanser)
  • Kan dele skjerm i løpet av samtalen
  • Kan lagre opptak av møtet
  • Gratis tilgang til premiumutgaven i 6 måneder, gratisversjon for mindre bedrifter

Monday

Monday tilbyr gode samhandlingsverktøy som gir bedrifter mulighet til å delegere oppgaver og planlegge prosjekter. Du kan velge å teste ut verktøyene i en prøveperiode, eller så tilbyr de ulike prisnivåer, alt etter hva slags behov bedriften har.

Funksjoner:

  • Videomøter
  • Samhandlingsverktøy gir mulighet for å delegere oppgaver og prosjektplanlegging
  • Gratis prøveversjon eller betalt utgave med flere prisnivåer

Digital markedsføring

Tenk Digitalt hjelper deg med å utvikle en digital kommunikasjonsstrategi, et nettsted som konverterer til nye salg eller leads og synlighet i digitale kanaler!

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Del denne artikkelen

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email
Share on whatsapp
WhatsApp
Jan Sollid Storehaug

Jan Sollid Storehaug

Daglig leder i Tenk Digitalt AS og foredragsholder. Jan har et stort engasjement for entreprenørskap og hvordan nye teknologier utfordrer oss og skaper nye muligheter. Les mer om Jans foredrag på Storehaug.no Send gjerne en epost til [email protected] eller ring 97512077 for en hyggelig prat!

Vi kan hjelpe deg med:

CTA-contact-us-new.png

Digital strategi

Tenk Digitalt kan hjelpe din bedrift å lage en praktisk plan for digital kommunikasjon og markedsføring. Vi diskuterer din digitale strategi og undersøker dine konkurrenter. Deretter kommer vi med konkrete forslag til forbedringer.

landingpage

Nettsider som virker

Har du nettsider som er godt egnet for digital markedsføring? Vi kan undersøke hvor godt nettstedet virker. Få en gratis vurdering av dine nettsider med konkrete forslag til forbedringer. Små endringer kan gi store resultater!

homepage-seo

Synlighet

Hvordan driver du trafikk til nettsidene dine? Tenk Digitalt kan lage innhold, optimalisere for søk, samt drive trafikk med sosiale medier, e-post og andre kanaler. Effektive nettsider gir mange besøk som konverteres til salg.

Jan Sollid Storehaug markedsføring i sosiale medier

Verdivurdering

Tenk Digitalt bistår gründere eller styrer som vurderer salg av sin virksomhet. Vi hjelper deg med riktig kommunikasjon mot din målgruppe. Første steg er å gjennomføre en grundig verdivurdering av din virksomhet..

Se hvordan trafikken stiger med en blogg

Finne investorer

Vi har oversikt over alle norske investorer og vet hvilke bransjer og hvilke investeringsfaser de er interessert i. Vi kan bistå ved små og store kapitalutvidelser og har deltatt i mange suksessrike norske og internasjonale emisjoner.

analysis-brainstorming-business-1571699

Aksjonærportal

Ønsker du å forbedre kommunikasjonen med dine aksjonærer? Vår aksjonærportal har BankID login for aksjonærer og styre. Løsningen kan brukes ved kapitalutvidelser og oppdaterer aksjonærregisteret med ett klikk.

Oppsummering av ukens digitale nyheter

Motta ukens mest interessante digitale nyheter direkte i innboksen helt gratis! Din e-postadresse er trygg hos oss – og du kan selvfølgelig melde deg av når som helst.

Les de siste digitale nyhetene

Vi gir deg gratis ukens viktigste digitale nyhetene fra norske nettsider som skriver om teknologi, digital markedsføring, gründerstoff, sosiale medier og søkemotorer.

Del denne artikkelen

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

Ta kontakt

Tenk Digitalt hjelper deg med din digitale strategi, nettsider som konverterer til salg og økt trafikk til dine nettsider. Vi kan også bistå med verdivurdering av din bedrift og bistand til å finne nye aksjonærer. Ta kontakt i dag for en uforpliktende samtale!