Forberedelser til webinar er nøkkelen til å sikre at du gjennomfører et suksessfullt webinar. I denne artikkelen går jeg gjennom hvilke forberedelser som sikrer at webinaret gjennomføres og at du oppnår målet med webinaret.
Siden utbruddet av COVID-19 har de fleste bedrifter flyttet alle ansatte til hjemmekontor. Mye arbeid kan gjøres hjemmefra uten problemer, spesielt hvis du har gode rutiner for å jobbe hjemmefra.
Hvis du lurer på hvordan du skal markedsføre og selge produktene dine nå som ingen stiller på fysiske møter er svaret: Forbered er webinar.
Har du aldri arrangert et webinar, kan du lese min artikkel om hvordan du kommer i gang med webinar.
Jeg anbefaler disse forberedelser til webinar:
- Mål for webinaret
- Visuell profil
- Husk på mobile enheter!
- Be om hjelp
- Bestem formatet på webinaret
- Velg et godt tema
- Lag en god agenda og manus
- Markedsføring av webinaret
- Påmeldingsside for webinaret
- Møteinnkalling og informasjon på epost
- Promotere webinaret på sosiale medier
- Andre ting du kan forberede
Start dine forberedelser til webinar med å bestemme mål
Dette er kanskje det viktigste suksesskriteriet ved forberedelser til webinar.
Når du planlegger webinaret anbefaler jeg at du starter med å definere målet for møtet. Ved å skrive ned og vurdere nøye hva du ønsker å oppnå med webinaret blir det lettere å planlegge det.
Du bør tenke gjennom hvilke deltagere du ønsker på webinaret. Tenk også gjennom hvilke problemer eller utfordringer deltagerne står overfor og hvilke mål de kan ha.
Når du har målet klart for deg og vet hvem du skal invitere kan du forberede et webinar som vil ha høy verdi for deltagerne.
Gratis E-bok
Kommunikasjonsstrategi for digital markedsføring
Last ned vår praktiske guide til hvordan du kan utvikle en digital kommunikasjonsstrategi for din virksomhet. Guiden tar deg gjennom vår fem-stegs prosess for å nå ut til din målgruppe.
Visuell profil for webinaret
Har bedriften din en merkevareprofil?
Dersom du har en merkevareprofil å forholde deg til finner du gjerne ferdige maler for presentasjoner. Bedriften har også kanskje allerede utviklet en vignett som kan benyttes.
Har du ikke et bestemt uttrykk du må forholde deg til er dette de viktigste tipsene:
- Avklar hvordan logoen din skal benyttes
- Avklar bruk av skrifttyper og farger
- Benytt samme format på visuelle elementer
Disse detaljene kan kanskje virke små og ubetydelige. I virkeligheten er dette svært avgjørende for helhetsopplevelsen deltakerne får.
Hensikten med en merkevareprofil er å gjøre merkevaren mer gjenkjennelig. Ved å beholde den samme visuelle profilen i alle flater vil målgruppen din raskere gjenkjenne merkevaren din.
Dersom du ønsker en ny merkevareprofil kan gjerne Tenk Digitalt hjelpe deg. Vi har et dyktig team med ekspertise innen digital kommunikasjonsstrategi, design, dyp forretningsforståelse og lang internasjonal erfaring.
Husk på mobile enheter når du forbereder webinaret!
Mange deltagere på webinaret ditt vil kanskje bruke mobile enheter. Mine erfaring er at 1 av 4 deltakere bruker mobil.
Ved dine forberedelser til webinar må du optimalisere for mobile enheter.
Det betyr for eksempel at du bør bruke store fonter hvis du skal vise en presentasjon. Test på din egen mobil og vurder om skriften er behagelig å lese.
Du bør også sørge for at påmeldingssiden for webinaret er mobilvennlig.
Be om hjelp
Å arrangere et webinar selv er absolutt mulig, men det er bedre å være en arbeidsgruppe som forbereder webinaret og gjennomfører det.
Det er mye som skal på plass: Forberedelser til webinar, hvordan når du ut til målgruppen, påmeldingsside, manus og alt det tekniske. Samt etterarbeid og oppfølging.
Hvis du ikke behersker det tekniske utstyret godt nok bør du som minimum finne noen som kan hjelpe deg med det.
Planlegger du å nå ut til mange kan det kanskje være en idé å være flere enn en som presenterer budskapet i webinaret. Er det noen som har interessant ekspertise som du kan intervjue? Har du en kunde, leder, markedsfører eller salgsleder som kan bidra?
Bestem formatet på webinaret
En av de store fordelene med webinarer er at du kan nå deltagere hvor som helst og deltakerne trenger ikke å reise til møtet.
Når du forbereder et webinar bør du rask avklare hvilket format eller formater du ønsker å bruke.
De mest vanlige formatene:
- Ekspert tips: Eksperten deler sin innsikt innen et tema
- Flere eksperter: Gjennomføre webinaret med flere enn en programleder
- Panel: Du har samlet en interessant gruppe eksperter som diskuterer temaet
- Spørsmål og svar: Velger du å kjøre webinaret på direkten har du muligheten til å engasjere deltakerne, stille spørsmål til dem eller besvare deres spørsmål
- Intervju webinar: Du intervjuer en ekspert innen et interessant tema. Får du en kjent influencer til å stille opp kan du forvente større interesse for webinaret
- Produktdemonstrasjon: Har du et produkt du vil markedsføre kan et webinar der du viser produktet og forklarer hvilke viktige fordeler det har.
Hvis du ikke er sikker på hvilket format som vil passe best for deg kan du prøve deg frem. Start med det enkleste og legg til nye formater etterhvert som du behersker teknikken og har blitt varm i trøya.
Du kan selvsagt også blande formater.
Er du allerede en autoritet på ditt fagfelt kan du være et stort trekkplaster for målgruppen din. Kanskje det er en annen person som ville vært et større trekkplaster? Ta kontakt og inviter til webinar!
Velg et godt tema
Det neste du trenger å forberede til webinar er et tema som engasjerer målgruppen.
En god start er å undersøke hvilke av nettsidene dine som blir vist oftest i Google søk. Du finner disse detaljene i Google Search Console. Dette er en gratis tjeneste som du kan aktivere for nettstedet ditt.
I Search Console kan du se hvor mange som har funnet nettsidene dine i Google søk. Og du kan se hvor mange ganger Google har listet nettsidene dine – altså hvor stor interesse det er for de temaene du har skrevet om på nettsidene dine.
Har du en SEO ekspert tilgjengelig kan hun garantert fortelle deg hva som er de 10 mest interessante temaene for målgruppen din.
Tenk Digitalt kan gjerne hjelpe deg å analysere hvilke tema målgruppen din vil vil være interessert i – og mye annet.
Et annet alternativ er å gjøre en liten spørreundersøkelse. Ta kontakt med noen av dine beste kunder og undersøk hvilke tema de ville være interessert i.
Eller du kan lage en elektronisk spørreundersøkelse og sende den til epost listen din. Kanskje du kan tilby et gavekort eller noe annet nyttig som belønning til dem som svarer.
Lag en god agenda og manus
I forberedelse med forberedelse til webinar må du lage en god agenda og forberede et manus for webinaret.
Uten en god agenda er risikoen stor for at du ender opp med å bruke unødvendig mye tid til mindre viktige deler av ditt budskap. Og du vil ende med å måtte korte ned på viktige tema for å holde tiden. Dette vil selvsagt bety at utbyttet blir dårligere for deltakerne.
En god agenda gir deg muligheten til å tildele tilstrekkelig tid til dine viktigste budskap.
Her er noen tips til hvordan du får en god agenda:
- Hold deg til relevante tema for å engasjere deltagerne
- Be om forslag: Ta kontakt med kunder og potensielle deltagere
- Studer alle sider ved temaet: Du må sørge for at du kjenner temaet svært godt
Når agendaen er klar kan du begynne på manus for webinaret. Kjenner du temaet godt vil du trolig kunne klare deg med stikkord, men særlig i begynnelsen kan det være fornuftig å lage et komplett manus med alt du planlegger å si.
Planlegger du å benytte en presentasjon kan du benytte Powerpoint sin presentatørnotater og legge manuset inn i presentasjonen. Når du gjennomfører webinaret kan du se notatene mens du presenterer budskapet.
Markedsføring av webinaret
Det er liten vits å legge masse arbeid i å lage det perfekte webinaret hvis ikke du får deltakere.
Det finnes mange digitale kanaler du kan bruke for å nå ut til målgruppen. Google søk, sosiale medier, e-post, meldingstjenester, din egen blogg og linker fra partnere eller foredragsholdere. Det finnes mange flere kanaler, men dette er de største trafikkdriverne.
Nedenfor går jeg gjennom hva du bør tenke på når du lager en påmeldingsside, hvordan du bruker epost og sosiale medier til å nå potensielle deltagere.
Klarer du å lage en bloggartikkel eller påmeldingsside som blir funnet når potensielle deltagere googler det riktige spørsmålet har du truffet blink. Da kan du forvente at du får påmeldinger uten å bruke markedsføringsbudsjettet på annonser.
De fleste velger imidlertid å bruke et lite budsjett på å drive besøkende til påmeldingssiden. For eksempel med Google Ads, Facebook eller LinkedIn.
Det finnes selvsagt mange flere måter å markedsføre et webinar.
I denne artikkelen går jeg gjennom hvordan du kan markedsføre ditt webinar i digitale kanaler.
Påmeldingsside for webinaret
Du trenger en påmeldingsside for webinaret som får målgruppen din til å melde seg på.
Mange av webinar løsningene har funksjonalitet for å skape landingssider på en enkel måte. Støtter ikke systemet du bruker dette må du lage en landingsside på nettstedet ditt.
En god påmeldingsside har informasjon om hva webinaret dekker. Den opplyser om tid og dato for webinaret. Samt all den informasjonen som kreves for å få besøkende til å melde seg på.
Dette anbefaler jeg at landingssiden inneholder:
- En engasjerende overskrift
- Gjerne en kort video som beskriver webinaret
- Overbevisende tekst og illustrasjoner om temaet
- Informasjon om foredragsholder og eventuelle gjester
- Handlingsoppfordring (CTA – Call To Action – be om påmelding)
- Registreringsskjema
Møteinnkalling og informasjon på epost
Jeg anbefaler sterkt at du etablerer en epost “dryppkampanje” i forberedelser til webinaret.
En dryppkampanje betyr at du har skrevet ferdig en serie med eposter som automatisk blir sendt ut til fastsatt tid i forkant av webinaret.
Den kan for eksempel se slik ut:
- 2 uker før webinaret: Den første invitasjonen
- 1 uke før: Påminnelse om webinaret
- 1 dag før: Gjenta påminnelsen
- 1 dag før – påmeldte: Påminnelse om tid for webinaret
- Tidlig på dagen for webinaret: Informasjon om hvordan deltagerne får tilgang
- 5 minutter før oppstart: Nå starter møtet
- Dagen etter webinaret: Takke for deltagelsen med link til opptak/arkiv
Ikke fall for fristelsen til å kjøpe en e-postliste og sende invitasjon til den. Det kan godt hende du får noen påmeldinger, men risikoen er at du for alltid havner i søppelpost kurven hos noen av dine beste potensielle kunder.
Sørg for at nettsidene dine samler e-postadresser fra de som besøker dem. Har noen lastet ned noe eller meldt seg på et nyhetsbrev er det ganske sannsynlig at de er interessert i temaet du vil dekke i webinaret.
Digital markedsføring
Promotering av webinaret i sosiale medier
Sosiale medier kan være en god kanal for å nå ut til deltagere og for å markedsføre webinaret. Har du mange følgere på sosiale medier kan du kanskje fylle opp med deltagere uten å promotere.
Har du få følgere kan du be Facebook om å vise en annonse for lignende profiler til dem som har besøkt nettsiden din de siste seks månedene. Da må du riktignok ha en Facebook pixel installert på nettstedet.
Du kan trolig betale mellom 2 – 20 kroner per klikk fra Facebook for å få besøkende til påmeldingssiden. Det avhenger av hvor interessant målgruppen din synes annonsen er. Hvis du antar en konverteringsgrad på 5% koster en deltager mellom 40 og 400 kroner. Hva er det verd for deg?
LinkedIn er en annen kanal som driver mye trafikk til våre nettsider. Ettersom jeg har nærmere 30.000 kontakter på linkedIn når jeg typisk ut til mellom 5.000 og 25.000 avhengig av hvor interessant mine kontakter synes det er det jeg legger ut er.
I tillegg kan jeg sende meldinger til et utvalg av mine kontakter. Jeg kan også betale for å nå nye kontakter på LinkedIn, men erfaringen er at det blir mer kostbart enn Facebook.
Fordelen er at du kan segmentere virkelig godt i LinkedIn hvis du har et budskap som treffer en bestemt yrkesgruppe eller segment.
Andre forberedelser til webinar
Det er nesten ingen ende på ting du kunne fokusere på når du forbereder et webinar.
Jeg mener de elleve punktene over er de viktigste. Men det er fortsatt noen “bonus oppgaver” som kan være aktuelt, men som ikke nødvendigvis er viktig.
Dette kan være aktuelt å planlegge:
- Forberedelse av en spørreundersøkelse til deltagerne
- Skal du ha flere programledere må oppgaver fordeles
- Forberede spørsmål til deltagere
- Gjennomfør et prøve-webinar – alle må trene for å bli gode!
- Dobbeltsjekk alt – murphys lov
Hvorfor bruke webinarer i markedsføring
De siste årene har vi sett hvor effektive webinarer kan være for å markedsføre produkter og tjenester.
Nå som nesten alle nordmenn sitter på hjemmekontor er webinarer enda mer effektive for å nå ut til nye potensielle kunder.
Du kan lese mer om hvordan du kommer i gang med webinarer i denne artikkelen.
Jeg har drevet med digital markedsføring i drøyt 20 år. Det som kjennetegner fagfeltet har vært en rivende utvikling med nye muligheter. Nå er kanskje webinarer den mest effektive måten å markedsføre din bedrift og dine produkter eller tjenester.
Jeg vil også oppfordre alle som leser denne artikkelen om å ta sats. Det verste som kan skje er at du høster en mengde erfaringer som du kan ta med deg i neste omgang. Treffer du planken kan du komme i kontakt med nye potensielle kunder du kanskje ellers ikke ville kommet i kontakt med.
Lykke til med planleggingen av ditt webinar!
