Skal du holde online møter fra hjemmekontoret? Når flere og flere jobber fra hjemmekontor blir kommunikasjon ekstremt viktig. Husk at oppfølging av online møter er like viktig som selve møtet.
Online møter kan hjelpe deg med å organisere arbeidet og opprettholde gode rutiner. I tillegg er det viktig å snakke med kollegaer, siden den sosiale delen av arbeidsplassen forsvinner på hjemmekontoret. Les gjerne mine tips til hvordan du kan jobbe effektivt fra hjemmekontor.
Men, når du har gjennomført et online møte, hvordan vet du at det dere snakket om ble satt ut i live? Det hjelper ikke å holde møter, hvis diskusjonene fra møtet ikke følges opp.
Skap et grunnlag for oppfølging
For at du skal ha noe å følge opp i etterkant av møtet, er det viktig at du har skapt et grunnlag for oppfølging. Uten noe konkret å følge opp, blir det vanskelig å vite om det kom noe produktivt ut av møtet.
Derfor er det viktig å ikke bare forberede møtene dine for å opprettholde en god møtekultur. Du må også lage en plan for å følge opp det som blir avtalt i møtene.
Del ut oppgaver du kan følge opp
Når du holder møter online er du avhengig av god kommunikasjon. Derfor bør du i løpet av møtet avtale hvem som skal gjennomføre hvilke oppgaver.
Du bør på forhånd ha funnet ut hvilke oppgaver det er nødvendig å gjennomføre. Når du gjør dette bør du også vurdere hvilke oppgaver som kan delegeres videre, og hvem som er best egnet til å gjennomføre oppgaven.
Ved å gjøre dette, gjør du det også enklere å følge opp oppgaven i etterkant av møtet. Det er lettere å følge opp en person som har erfaring med samme type oppgave fra før fordi de ikke trenger opplæring.
Og hva slags ansvar har personen som får oppgaven? Skal denne være prosjektleder og lede et team, eller skal personen gjennomføre oppgaven alene?
Slik fordeler du oppgaver i en gruppe
I noen tilfeller har dere kanskje arrangert et gruppemøte uten at noen overordnet leder deltar.
Hvis du har blitt valgt som gruppeleder og skal fordele oppgaver til kollegaene dine er det viktig at du gjør det med autoritet, men samtidig viser at du setter stor pris jobben de gjør. Det kan være vanskelig å dele ut oppgaver når alle egentlig er på samme nivå, men husk at dere skal samarbeide om å nå det samme målet. Da må alle gjøre sin del.
Husk også å gi beskjed til lederen deres om hvem som har fått hvilke oppgaver, slik at lederen kan følge opp oppgavene som er fordelt.
Send ut et møtereferat
Etter møtet bør du sende ut et møtereferat. Hvis du følte det var et spesielt produktivt møte kan du også takke for at deltagerne var med.
Møtereferatet skal inneholde informasjon om hvem som deltok, og hva som var agendaen for møtet. Det må også komme frem av referatet hva dere diskuterte og ble enige om. Hvis det ble delt ut noen oppgaver må det også opplyses om hvem som fikk hvilke oppgaver. På den måten vet alle hvem som har hvilke oppgaver.
Selv om det er litt ekstra arbeid å skrive og sende ut et møtereferat, bør du ta deg tid til å gjøre det.
Et slikt møtereferat kan hjelpe deg med å oppdage misforståelser og følge opp deltagerne.
I et videomøte kan folk av og til snakke over hverandre, så det kan hende noen ikke oppfattet at de ble tildelt en spesifikk oppgave. Da får de muligheten til å stille spørsmål om oppgaven, hvis noe er uklart.
Sett konkrete mål og deadlines
Husk å sette konkrete mål og deadlines for oppgavene som skal gjennomføres. Deadlines er kanskje et av dine viktigste verktøy for å følge opp teamet ditt.
Uten en deadline er det lett for at oppgaven nedprioriteres. Ved å sette en deadline gir du alle beskjed om når arbeidet skal være ferdig. En deadline gir også uttrykk for hvor viktig det er å prioritere oppgaven. Hvis deadlinen ikke blir overholdt, vil det kunne forsinke andre deler av produksjonen.
Hvis det er en stor oppgave eller et prosjekt, bør dere sette delmål.
For store oppgaver og prosjekter er det smart å lage en tidslinje for når delmålene skal oppnås. Deadliner hjelper også folk med å samarbeide mot et felles mål. De sier noe om hvem som må gjøre hva, til hvilket tidspunkt.
Oppfølging av deadlinen er også en viktig del av det å følge opp hvor langt dere er kommet i prosjektet. Det gjør det enkelt å se progresjon, og om det trengst flere folk for å få prosjektet i havn i tide.
Velocity strategy solutions har skrevet en mer utdypende artikkel om hvorfor deadlines er viktige.
Husk også på å gi så konkrete instrukser om oppgaven som mulig. Det gjør det lettere for den som skal gjennomføre oppgaven å finne ut hva som bør gjøres og hvordan oppgaven kan løses best mulig.
Gratis E-bok
Kommunikasjonsstrategi for digital markedsføring
Last ned vår praktiske guide til hvordan du kan utvikle en digital kommunikasjonsstrategi for din virksomhet. Guiden tar deg gjennom vår fem-stegs prosess for å nå ut til din målgruppe.
Gjør avtaler om å følge opp oppgavene
Noen oppgaver er kanskje større enn andre og vil pågå over lengre tid. Da er det viktig med oppfølging. Både fordi det sørger for at prosessen følger tidsskjema, og fordi det gjør det mulig å diskutere eventuelle problemstillinger underveis.
Du må også avtale hva slags form oppfølgingen skal ta. Er det nok å sende en e-post om framgangen, eller er det nødvendig med oppfølgingsmøter? Og hva skal inngå i oppfølgingen?
Når du skal følge opp et prosjekt, er det viktig å gi instrukser på hva slags oppfølging de som jobber med oppgaven kan forvente. Du må bestemme deg for om du vil ha lange eller korte rapporter, og hva disse rapportene skal inneholde. I tillegg er det lurt å vurdere om du vil ha en sluttrapport når prosjektet er ferdig. Den kan du bruke til å følge opp prosjektet i ettertid, og finne ut om det er behov for endringer av prosessen.
Hvis flere skal samarbeide om et større prosjekt er det lurt å finne en teamleder. Det gjør oppfølgingen enklere, fordi du vet hvem du skal forholde deg til.
Teamlederen kan delta i møter, mens resten av teamet jobber med oppgaven.
Be også om tilbakemeldinger på oppfølgingen
En del av oppfølgingen av prosjektet eller oppgavene kan også være at du ber om innspill fra dem som jobber med oppgavene. Følte de seg kvalifiserte til å utføre oppgaven og fikk de god nok informasjon til å gjennomføre den?
Du kan også gjerne spørre dem om de syns deadlinene du satt var innenfor rimelighetens grenser, og om de følte tidsplanen fungerte.
Ved å få slike tilbakemeldinger lærer du også noe om hvordan du kan delegere oppgaver i fremtiden.
Be deltagerne om å dele notatene sine
Det er smart å gi beskjed om at dere ønsker at deltagerne skal dele sine notater i etterkant av møtet. Dette er også et verktøy for å få alle til å delta og følge med i møtene, siden det kan være ganske flaut å måtte dele “dårlige” notater i etterkant.
Notatene kan fungere som et supplement til møtereferatet.
Om deltagerne deler sine notater vil det også kunne hjelpe dere med hvordan dere strukturerer fremtidige møter. Kanskje var det deler av møtet som ikke fungerte optimalt? Ble det vanskelig å notere fordi flere snakket samtidig?
Da kan det være lurt å organisere neste møte på en slik måte at dere unngår det. Det kan være ved å gi noen i oppgave å være ordstyrer, eller bare be deltagerne gi tegn med hånden når de vil komme med et innspill.
Noen tips til hva som bør være med i møtenotater:
- Hovedpunktene fra agendaen – kort oppsummering av hvert punkt
- Oppgaver – hva er oppgaven, hvem skal gjennomføre den og når skal den leveres
- Idéer – noter ned idéer, spørsmål og eventuelle oppfølgingspunkter
Hvis du vil lære mer har Monday en guide til hvordan du tar gode møtenotater.
Og husk: ta notater for hånd, ikke på pc. Å skrive på pc under et videomøte vil være svært distraherende for andre deltagere, på grunn av lyden. Skriv heller notatene inn på pc etter møtet, slik at du enkelt kan dele dem.
Spørreundersøkelse om gjennomføring
I etterkant av online møtet kan det være nyttig for deg å vite hva deltagerne syns om gjennomføringen av møtet. Dette kan du gjøre enten med en-til-en oppfølging eller du kan lage et kort spørreskjema som du sender dem.
Spør gjerne om hva de syns om den tekniske løsningen, strukturen i møtet og lengden på møtet. Og til slutt, var møtet nyttig for dem?
De opplysningene du får kan du bruke til å forberede neste møte. Vurder også antallet møtedeltagere og om det var nødvendig for alle å være med.
Det er ikke alltid alle trenger å være med på alle møter. De som ikke trenger å være med får dessuten mer tid til å jobbe med oppgavene sine. Å redusere antallet deltagere kan også gjøre møtet mer effektivt.
Og kanskje er det noen ting som ikke trenger å diskuteres på et møte? Noen ganger er det nok å sende ut informasjon.
Om du har behov for å finne en ny teknisk løsning, har vi laget en oversikt over noen gode leverandører av videoløsninger.
